fbpx
Conectate

Artículos

Cómo tener reuniones efectivas con tu cliente o equipo

Lo pero que me puede pasar es terminar una reunión y pensar ‘podría haber sido una llamada o un correo’. Por eso en este artículo te voy a dar algunos consejos para que no te pase en las reuniones que te toca organizar.

Lo pero que me puede pasar es terminar una reunión y pensar «podría haber sido una llamada o un correo». Por eso en este artículo te voy a dar algunos consejos para que no te pase en las reuniones que te toca organizar.

Una de las ventajas del homeoffice es que evitamos muchas reuniones innecesarias. Esto sucede porque quienes la generaban no quieren estar una hora frente a la pantalla, lo que demuestra que muchas reuniones no eran tan «urgentes». En un trabajo me pasó que al dueño de la empresa le gustaba que en las reuniones estuvieran todos los empleados porque para el «generaba compañerismo y fomentaba los valores de la empresa». Lo que en realidad pasaba es que nos hacia perder tiempo y luego teníamos que quedarnos más horas para hacer nuestro trabajo.

ANTES DE LA REUNIÓN

Es clave identificar el objetivo de la reunión: cuando salgan de la reunión ¿qué es lo que deben de tener en claro o realizar?

También tendrás que identificar quiénes deben ser los participantes garantizando que haya diferentes puntos de vista (más todavía cuando sea una reunión de planificación o «creativa»).

Vas a tener que organizar un orden del día con todas las cuestiones a tratar en la reunión y enviársela a los participantes por correo.

Una recomendación es crear el evento en Google Calendar, invitar a los participantes desde ahí y crear el link de la reunión en Meet.

También se puede hacer desde Zoom. Agendas la reunión y al final aparece la opción de agregar a Google Calendar.

A los participantes tenés que enviarles:

  • Horario y link o lugar de la reunión.
  • Objetivo de la reunión y agenda de los temas a tratar.
  • Documentos o material que los participantes deben leer antes de la reunión.

DURANTE LA REUNIÓN

Es recomendable dar cinco minutos de espera para que todos puedan conectarse. Puedes aprovechar el tiempo para charlar con los presentes y ponerse al día.

Para reuniones híbridas (algunos de forma virtual y algunos presenciales en el mismo lugar) es clave la calidad de sonido. Puedo estar en una reunión donde tengan la cámara apagada o se vea pixelada la imagen, pero si no se escucha o hay mucho ruido es sumamente incómodo.

Mi consejo es que si no se puede garantizar buen sonido para los que están de forma presencial, que cada uno esté con su computadora o smartphone y auriculares. Cada uno está silenciado hasta que le toca hablar o levanta la mano.

Ir tratando cada temática de la agenda y no hay que tener miedo de intervenir cuando se van de tema. Recuerda tomar notas para enviar un resumen por correo. Un punto importante es que solo hay que debatir lo que se puede resolver, nada peor que hablar sobre finanzas y que estén una hora hablando sobre el Gobierno y los impuestos injustos.

Es clave que el moderador detecte quienes no estén participando y los aliente a que den su punto de vista.

Si se van tomando decisiones durante la reunión, retomarlas al final para que queden claras. Y también definir quién será responsable de ejecutarlas.

Un consejo interesante que te puedo dar es que evites hacer «lluvias de ideas» sin informar con antelación la temática. Ejemplo: quieres ver qué nuevo video publicar y en la reunión planteas hacer una lluvia de ideas. Ahí solo vas a lograr que los más extrovertidos den su opinión. En cambio es mejor si envías previamente por correo la temática y avisas que en la reunión cada uno tiene que dar dos ideas. Así das tiempo a quienes necesitan tiempo para pensar (yo soy de estos).

LUEGO DE LA REUNIÓN

Enviar un correo con un resumen de la reunión y las decisiones tomadas. También aprovecha el correo para pedir feedback sobre la misma.

¿Cómo organizás tus reuniones? Si tienes más consejos no te olvides de comentar.

Seguir leyendo
Dejá un comentario

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *